E-mail slanje računa - AbacusPomoc

Slanje e-mailom nalazi se na meniju na lokaciji: "Obrade" -> "E-mail slanje računa" a može se dostupiti i sa drugih ekrana (npr: Obveznici, odabir obveznika, desni klik na tablici svih obveznika i "pošalji mail" odabranom obvezniku).

Slanje se može obaviti na tri načina:

1. Ručnim unosom Email adrese primatelja

2. Odabirom obveznika od-do

3. Odabirom privitaka mailu (računa, rješenja i dr.)

U načinima 2. i 3. bitno je da obveznik u svojim podacima ima ispravno upisanu Email adresu, dok, kod načina slanja 1. (ručni unos adrese) to nije obavezno.

Ukoliko odaberemo način slanja odabirom raspona obveznika, moći ćemo odabrati raspon obveznika kojima šaljemo elektronsku poštu, dok, ukoliko odaberemo način slanja preko privitka, samim odabirom privitaka definiramo i kome će se oni slati. I kod jednog i kod drugog načina, nakon odabira raspona obveznika/privitaka moramo učitati podatke (Učitaj podatke). Učitavanjem podataka, u donjoj tablici će se pojaviti popis svih obveznika koji zadovoljavaju uvjete slanja. Prvi i osnovni je taj da imaju upisanu ispravnu Email adresu. Drugi uvjet je da je Oznaka postavljena. Oznaka se automatski postavlja ukoliko je to navedeno kod podataka obveznika, međutim, moguće je i u tablici postaviti i "skinuti" oznaku. Svi obveznici koji oznaku imaju postavljenu dobiti će mail sa privitkom koji želimo poslati (ili bez njega).

Oznake možemo i ukloniti svima ("Odznači sve") ili ih postaviti (Označi sve").

Prije slanja Email poruke, potrebno je napraviti još par stvari.

Prvo treba ispuniti polja koja se nalaze desno gore na ekranu Emaila. To su već poznata polja koja se ispunjavaju i kod slanja Emaila iz drugih programa (From, CC, BCC, Subject). Što ona ukratko znače, objasniti ću u nastavku.

From (Mail adresa pošiljatelja) - Odnosi se na Vašu mail adresu. To je Email adresa koja primatelju poruke daje do znanja od koga je došla poruka. Svakako bi bilo dobro unijeti tu mail adresu.

CC (Kopija) - označava popis adresa na koje se dodatno šalje kopija te poruke. Možete unijeti više mail adresa i odijeliti ih sa točka-zarez (";"). Svi navedeni primatelji primit će kopiju te poruke i na njoj će biti VIDLJIVO kome je sve ta poruka poslana.

BCC (Prazna kopija) - isto kao i kod CC samo je razlika što na poruci NEĆE BITI VIDLJIVO kome je poruka još poslana. Preporučam da se ovdje upiše Vaša mail adresa, tako, da, i Vi imate nekakav podatak o tome kome ste i koje poruke poslali. No, to isto tako može opteretiti vaš pretpostavljeni mail program porukama koje možda ne želite. No, lakše je poruke obrisati u tom programu ako vam ne trebaju nego ne imati trag o tome da su poruke zaista (i kada) poslane.

Subject (naslov) - Označava kratak naslov Email poruke (Npr - Poduzeće xy, račun za razdoblje Prosinac gg godine.)

Drugo, treba ispuniti tijelo poruke.

Što to točno znači? Pa, dokument koji šaljete obveznicima biti će u poruci PRIVITAK... Stvarni tekst poruke možete napisati u, za to predviđeno, mjesto na ekranu ili učitati kao već prije spremljenu datoteku/predložak. Datoteke se spremaju kao .rtf dokument (možete to napraviti u WORDu) ili u bilo kojem tekst procesoru. Obično se piše nešto što malo detaljnije pojašnjava privitak koji mu šaljete, no, mogu se upisati i ostale informacije za koje smatrate da su bitne tim obveznicima...

Nakon što ste sve gore navedeno ispunili, možete poslati Email poruke. To činite pritiskom na gumb "Pošalji poštu".

Mail poruke će se tada početi slati obveznicima. Ne moram niti napominjati da računalo mora biti spojeno na internet da bi to obavili. Poruke će se slati u razmaku id 1,5 sekundi svaka. Zbog čega? Pa, računalo će taj zadatak vrlo brzo obaviti (pripremiti poruke i poslati na mail server. Međutim, to je još uvijek prebrzo za sami mail server i on ne može "progutati" toliki promet, odnosno još gore, može takav veliki promet smatrati kao SPAM (neželjenu pošti) i blokirati pristup vama na određeno vrijeme (koje je to vrijeme ovisi od operatera do operatera). Zbog toga, kada šaljete E-mail poštu na taj način, napraviti to u vrijeme kada nećete trebati raditi u programu K2.net neko vrijeme .