Objašnjenje osnovnih pojmova
Shema matičnih podataka
Svaki obveznik ima jedan ili više objekata a za svaki objekt se obračunava jedna ili više naknada.
Obveznik
Podaci se unose na ekranu Obveznici gdje su i opisani.
Obveznik može i ne mora imati svoje objekte. Ukoliko ih nema tada je taj obveznik vjerojatno Adresant za neki od objekata.
Adresant je osoba upisana u bazu podataka na čiju se adresu šalju dokumenti (uplatnice, računi, rješenja...). To se događa u slučaju da pravi obveznik plaćanja neke(ih) od naknada neće biti dostupan neko vrijeme i odredio je nekog drugog da za njega prima poštu.
Adresant se odabire u podacima objekta. Jedan obveznik može biti adresant na nekoliko objekata.
Adresant i sam može biti obveznik plaćanja. U tom slučaju ima svoje objekte za koje prima poštu.
Naknada je jedan od osnovnih pojmova.
Svaki obveznik za određeni objekt plaća neki od iznosa propisanih zakonom ili drugim pravnim aktom prema određenim pravilima.
Za naknadu se može izdavati rješenje o plaćanju, ugovor. Naknade su vidljive u matičnim katalozima zajedno sa svojim pripadajućim podnaknadama.
Naknada može biti komunalna, naknada za uređenje voda, odvoz smeća, potrošnja vode/plina, ... Do sada se u programu K2.net obrađuje oko dvadesetak različitih naknada.
Shema podataka knjigovodstva
Pojašnjenje:
Svaki objekt za određenu(e) naknadu(e) dobiva račun. Za račun se unosi(e) uplata(e). Uplata može biti i više, obzirom da obveznik račun može platiti u nekoliko navrata.
Svaki račun i svaka uplata imaju svoje stavke, po jedna stavka za svaku (pod)naknadu koja je na računu.
Stavke se kod obračuna formiraju automatski kada i računi dok se kod uplata formiraju knjiženjem i to na način da se ukupan iznos uplate dijeli na podnaknade koje se nalaze na računu i to proporcionalno prema % udjela stavke na računu.
Primjer 1 - Uplata u cijelosti:
Račun za komunalnu naknadu iznosi 100 kn. Na računu su dvije stavke: Komunalna naknada koja iznosi 90 kn i kamate koje iznose 10 kn.
Prilikom unosa uplate (račun je plaćen u cjelosti) od 100 kn, knjiženjem se formiraju dvije stavke: Komunalna koja iznosi 90 kn i kamata komunalne naknade u iznosu od 10 kn. Time je račun zatvoren jer je plaćen u cijelosti.
Primjer 2 - Podijeljena uplata:
Kao i na prethodnom primjeru, račun iznosi 100 kn. Na računu su dvije naknade: Komunalna = 60 kn i naknada za uređenje voda = 40 kn.
Obveznik je račun platio jednom uplatom od 40 kn. Knjiženjem se ta uplata dijeli u odnosu 60% : 40% što znači da je na komunalnu naknadu knjiženo 40 * 60% ili 24 kn a na NUV 40 * 40% = 16 kn. Račun je u ovom trenutku nezatvoren.
Slijedeća uplata za račun iznosi 60 kn. kao i u prethodnom stavku, upalta se dijeli na komunalnu naknadu: 60 * 60% = 36 kn i na NUV u iznosu 60 * 40% = 24kn. Račun je u ovom trenutku zatvoren jer je zbroj dviju uplata 100 kn a komounalna je zatvorena sa 24+36=60kn i NUV sa 16+24 = 40kn.
Podnaknada je sastavni dio svake naknade. Šifra podnaknade se sastoji od dva slova od kojih je prvo (obavezno, radi lakšeg praćenja) šifra naknade kojoj podnaknada pripada.
Postoji osnovna podnaknada naknade i njena šifra je dvostruka šifra naknade. Ukoliko je šifra naknade "K" tada je šifra osnovne podnakande "KK".
Svaka naknada još ima jedno "obaveznu" podnaknadu - ".M" (ili u kao prethodnom primjeru "KM") - kamate.
Svaka naknada nema neograničen broj podnaknada (nije niti potrebno). Broj je ograničen brojem mogućih znakova koje možemo upotrijebiti (mogu se koristiti i specijalni znakovi poput #$%& ali ih je bolje izbjegavati).
Kontrolni broj
Kontrolni broj ima više namjena a svaka od njih je određivanje ispravnosti upisanog broja prilikom različitih unosa. Najčešće je korišten u Pozivu na broj na ispisu uplatnica/računa ali nalazi se npr. u JMBGu ili OIBu.
Mi najčešće koristimo kontrokni broj izračunat po modelu 11 ali ima i drugih modela(npr za brojeve preporučenih pošiljki ili za izračun prve dvije znamenke iza HR u IBANu).
Kontrolni broj se "lijepi" na kraj broja kojeg želimo "zaštiti" od mogućnosti krivog unosa.
U K2.net programu, kontrolni broj se dodaje na kraj šiframa obveznika, objekta i računa. Te su šifre zapravo redni brojevi sa zadnjom znamenkom - kontrolnim brojem.
To nam je bitno jer se ti brojevi koriste u Pozivu na broj na dokumentima za plaćanje prema za to određenim pravilima. Služi u svrhu provjere ispravnog upisa tog broja jer ako se upisani kontrolni broj razlikuje od izračunatoga - program za unos bi trebao izbaciti grešku.
Modul 11
Matematički modul koji se koristi za izradu kontrolnog broja.
Računa se prema posebnom algoritmu:
var 1. (sada važeća)
sa desna ulijevo prva brojka množi se sa 1, druga sa 2, treća sa 3, četvrta sa 4, peta sa 5, šesta sa 6, sedma sa 7, osma sa 8, deveta sa 9
deseta sa 10 itd.
Var. 2.
sa desna ulijevo prva brojka množi se sa 2, druga sa 3, treća sa 4, četvrta sa 5, peta sa 6, šesta sa 7, sedma sa 1, osma sa 2, deveta sa 3
deseta sa 4 itd.
Zbroj dobivenih pojedinačnih umnožaka dijeli se s brojem 11, pri čemu se dijeljenje ograničava samo na cijele brojeve.
Ostatak dobiven pri dijeljenju oduzima se od broja 11 i dobiveni rezultat predstavlja kontrolni broj.
Iznimke su: ako je ostatak 10 ili 11, kontrolni broj je 0.
Poziv na broj
Poziv na broj se upisuje na računima i uplatnicama.
Upisuje se prema različitim, prethodno definiranim, modelima za plaćenje i kontrolu.
Više pogledajte na ovom dokumentu.
Prebacivanje podataka u neki drugi program radimo tako da u tablici na ekranu lijevom tipkom miša kliknemo na gornji lijevi podatak područja kojeg želimo prenijeti i držeći tipku pritisnutom, prevučemo do krajnjeg desno dolje podatka. Time smo označili određeno područje podataka (na slici (i u stvarnosti) je označeno drugom bojom).
Nakon što smo tako označili podatke koje želimo prenijeti u neki drugi program, pritisnemo desnu tipku na mišu i na izbornom ekranu koji ćemo zatim dobiti, odaberemo izbor: Snimi u memoriju ili Prebaci u Excell ili Kopiraj već prema tome na kojem se trenutno ekranu nalazimo. U tom će se trenutku podaci kopirati u međumemoriju (clipboard). Nakon toga, pokrenemo željeni program (excell, word ili sl.) otvorimo (novi ili postojeći) dokument u koji želimo ubaciti podatke i na pripadajućem meniju(izborniku) odaberemo zalijepi (paste) ili jednostavno pritisnemo kombinaciju tipki Ctrl i V (Ctrl+V). Podaci iz međumemorije će se kopirati na mjesto u tom dokumentu gdje se nalazi strelica ili cursor. Zatim nastavljamo obrađivati/uređivati podatke u tom drugom programo kako želimo.
Naravno, podatke na ekranu sa kojeg smo ih kopirali ne moramo kopirati u obliku kako su prikazani na slici. Kolone možemo razmještati liijevo desno i tako složiti podatke kako će nam najbolje odgovarati za željenu namjenu. Kolone premještamo tako da kliknemo lijevom tipkom na naslov kolone i držeći tipku pritisnutom, premjestimo ju na željeno mjesto između druge dvije kolone. Mjesto gdje će se premjestiti označeno je crvenom oznakom.
Aktivnost
Aktivnost podatka je vrlo važan pojam.
Aktivan podatak znači da je neki obveznik, objekt, podataka za naknadu... aktivan tj da se za njega prilikom formiranja računa, opomena, ovrha, rješenja izvršavaju dotične radnje.
Postoje određene zavisnosti podataka, obično idu u smjeru Obveznik -> Objekt -> Naknada ali i mogu ići u obratnom smjeru..
Što pri tome mislimo?
Npr.: Imamo obveznika, objekt i naknadu koji su aktivni. Ukoliko se (iz nekog razloga) dogodi da obveznik postaje neaktivan njega označavamo kao Neaktivan ali, program automatski propagira i zavisne podatke (Objekt, Naknada) te ih postavlja na neaktivne zbog toga što jedan neaktivni obveznik ne može imati aktivne objekte (ili u nastavku, naknade). Isto vrijedi za odnos Objekti -> Naknade.
Međutim, za obrnuti slučaj vrijedi: Jedan (aktivnui) obveznik može imati neaktivne objekte. Kako? Ukoliko obveznik ima više objekata (kuća, poslovni prostor, garaža...) tada neki od tih objekata (opet, iz određenih razloga) mogu biti neaktivni (zajedno sa svim pripadajućim naknadama). To ne znači da će se deaktiviranjem objekta deaktivirati i taj obveznik (propagiranje "prema gore" ne vrijedi).
Ukoliko se desi da deaktiviramo sve objekte obveznika a obveznika ostavimo aktivnog neće se ništa desiti. Računi se neće izdavati (jer su objekt i naknade neaktivne) samo što nema smisla da imamo aktivnog obveznika a neaktivne objekte.
Bodovi
Bodovi su osnovna jedinica za obračun. Kako bi dobili jediničnu cijenu za određenu naknadu (i/ili njihove podnaknade) bod množimo sa osnovnom (jediničnom) cijenom.
Bodovi se kod različitih naknada izračunavaju na drugačije načine.
Kod Komunalne naknade (npr) se bod izračunava kao umnožak površina sa pripadajučim koeficijentom namjene za tu vrstu prostora te koeficijentom zone tog prostora (naravno, ukoliko objekt ima više različitih vrsta površina stvar se malo komplicira).
Kod obračuna vode bodovi predstavljaju količinu m3 vode koji je potrošen prema stanju brojila a kod potrošnje plina broj potrošenih kWh...
Arhiva
Svi knjigovodstveni podaci koje gledamo nalaze se u redovnoj bazi. Međutim, radi bržeg i preglednijeg rada, uklanjamo nepotrebne podatke i premještamo ih u arhivu. Arhiva je paralelna baza podataka u koju određenim postupcima-arhiviranjem prebacujemo nepotrebne račune/stavke. Ukoliko ipak jednog dana želimo pregledavati račune/stavke u arhivi, tada ćemo to naznačiti tako da stavimo kvačicu u polje "Učitaj podatke iz arhive". Tada će se svi uvjeti koje smo odabrali odnositi na pregled knjigovodstvenih podataka koji se nalaze u arhivi.